home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gold Medal Software 3 / Gold Medal Software - Volume 3 (Gold Medal) (1994).iso / database / ddf606a.arj / HELPDOC.EXE / GLOSSARY.HLP < prev    next >
Text File  |  1994-03-02  |  5KB  |  109 lines
  1.       ╒═══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  2.       │                             GLOSSARY                              │
  3.       ╘═══════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  4.  
  5.       ASCII
  6.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  7.       This stands for the American Standard Code for Information
  8.       Interchange, an international method of representing information in
  9.       computers.  ASCII is pronounced "ask-key".
  10.  
  11.  
  12.       ASCII DELIMITED FILES
  13.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  14.       ASCII DELIMITED files consist of records in which the fields are
  15.       bound by quotation marks and are separated from other fields by
  16.       commas. Each record is on a line by itself. Trailing spaces are
  17.       truncated. Date fields are written in the form YYYYMMDD.
  18.  
  19.           Example ASCII DELIMITED format:
  20.  
  21.           "Jones","Mary","123 Main Street","Georgia"
  22.           "Smith","Jerry","1964 Jones Avenue","Florida"
  23.           "Peterson","Paul","985 East Polk","California"
  24.  
  25.       Because most other database management programs export database files
  26.       in ASCII DELIMITED format and because DDFile can import ASCII
  27.       DELIMITED files, any data can be used with DDFile without reentering
  28.       each record.
  29.  
  30.  
  31.       ASCII SDF (System Data Format) FILES
  32.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  33.       ASCII SDF files, like DELIMITED files, store each record on a
  34.       line of its own. However, the fields and records maintain a preset
  35.       width. SDF files are sometimes referred to as FLAT files.
  36.  
  37.           Example ASCII SDF format:
  38.  
  39.           Jones         Mary       123 Main Street          Georgia
  40.           Smith         Jerry      1964 Jones Avenue        Florida
  41.           Peterson      Paul       985 East Polk            California
  42.  
  43.  
  44.       DATA
  45.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  46.       A piece of information. Normally useless as an independent item. Can
  47.       be useful when combined or used with other data. For example, a phone
  48.       number is useless until it is conveyed in conjunction with other data
  49.       such as a name.
  50.  
  51.  
  52.       DATABASE
  53.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  54.       A repository of stored information organized in such a way that
  55.       information is easily retrieved. An example of a computerized
  56.       database is a collection of RECORDS, each record having the same
  57.       template for input. An example of a non-computer database is the
  58.       phone book.
  59.  
  60.  
  61.       FIELD
  62.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  63.       An item of information stored as part of a RECORD. Normally several
  64.       fields are used for DATA storage in a DATABASE RECORD. Each field is
  65.       used for a particular piece of DATA. There are 5 types of fields
  66.       allowable in a dBASE database file. They are:
  67.  
  68.           Character  (name, address, city, state, zip code, etc)
  69.           Numeric    (dollar values with or without a decimal)
  70.           Date       (dates stored in format MM/DD/YY)
  71.           Logical    (these are true/false values i.e. T or F)
  72.           Memo       (store up to 64,000 bytes of unrestricted data)
  73.  
  74.  
  75.       INDEX FILE
  76.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  77.       An INDEX FILE consists of at least one field from a database. The
  78.       field is sorted alphabetically, numerically, or chronologically, and
  79.       with each entry in the field is the corresponding record number from
  80.       the database. The record number is used to reference the proper
  81.       record in the database. An index file is, in effect, a virtual sort
  82.       of a database, since none of the records in the database are sorted.
  83.       The "index file to database file" relation is much the same as the
  84.       index in a book to the location in the text. Index files have a
  85.       filename extention of NTX.
  86.  
  87.  
  88.       PROMPT
  89.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  90.       Blinking cursor or highlighted menu command.
  91.  
  92.  
  93.       RAM
  94.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  95.       An acronym for Random Access Memory. This is normally the computer's
  96.       main memory.
  97.  
  98.  
  99.       RECORD
  100.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  101.       An integral unit of data items (FIELDS) that, when combined with
  102.       other records, makes up a database.
  103.  
  104.  
  105.       RECORD POINTER
  106.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  107.       The current record position within a database file.
  108.  
  109.